Seguridad en la Gestión de Proveedores

Gestión de Relaciones con Proveedores

🔒 Asegurar que las políticas de seguridad del proveedor sean al menos tan estrictas como las propias. Es crucial mantener un estándar alto para proteger los datos y operaciones.

🔄 La dependencia del proveedor hace difícil cambiar de proveedor en el futuro. Se debe ser cauteloso al elegir proveedores para evitar situaciones de bloqueo.

✅ Realizar una diligencia debida. Investigar y analizar los antecedentes del proveedor asegura una asociación confiable y segura.

🤝 Socializar con el equipo. Integrar al equipo en el proceso de selección y gestión de proveedores fomenta la colaboración y el entendimiento mutuo.

👥 Presentar a los stakeholders. Mantener informados a los interesados clave sobre las decisiones y procesos relacionados con los proveedores.

📅 Programar reuniones semanales para mantener una comunicación constante y efectiva con el proveedor.

Pasos para la Selección de Proveedores

Selección de Proveedores

Evaluar y elegir proveedores que cumplan con los requisitos específicos y estándares de la empresa.

Ejemplo: Una empresa de tecnología busca un proveedor de hardware. En lugar de seleccionar al primer proveedor que cumple con los requisitos básicos, realiza una evaluación exhaustiva, considerando la estabilidad financiera del proveedor, su reputación en el mercado y las evaluaciones de clientes anteriores.

Diligencia Debida

Investigar a fondo al proveedor para asegurar que cumple con las expectativas y normativas necesarias.

Ejemplo: Antes de firmar un contrato con un proveedor de servicios en la nube, la empresa realiza una auditoría de seguridad para asegurarse de que el proveedor cumple con las normativas de protección de datos pertinentes y tiene medidas robustas de ciberseguridad.

Onboarding

Incorporación del proveedor al sistema y procesos de la empresa.

Ejemplo: Durante la fase de incorporación, se establece un proceso de formación para que los empleados del proveedor comprendan las políticas y procedimientos internos de la empresa, asegurando así una integración fluida y segura.

Verificación de los Detalles del Contrato

Asegurarse de que todos los términos y condiciones del contrato sean claros y beneficiosos para ambas partes.

Ejemplo: La empresa revisa y negocia los términos del contrato para incluir cláusulas específicas sobre la propiedad intelectual, plazos de entrega y penalizaciones por incumplimiento, protegiendo así sus intereses.

Confirmación de Notificación de Incidentes de Seguridad

Establecer un protocolo para la notificación de cualquier incidente de seguridad que pueda ocurrir.

Ejemplo: Se acuerda que cualquier brecha de seguridad en el proveedor debe ser notificada a la empresa en un plazo máximo de 24 horas, permitiendo una respuesta rápida para mitigar posibles daños.

Monitoreo

Supervisar constantemente el desempeño y la conformidad del proveedor con los acuerdos establecidos.

Ejemplo: La empresa utiliza herramientas de seguimiento del rendimiento y auditorías periódicas para evaluar continuamente la eficacia y la seguridad del proveedor.

Offboarding

Procedimiento para finalizar la relación con el proveedor de manera estructurada y segura.

Ejemplo: Cuando la relación con un proveedor de software llega a su fin, la empresa implementa un proceso de offboarding que incluye la revocación de accesos, la recuperación de recursos y la eliminación segura de datos compartidos.

Acuerdos con Proveedores

Acuerdos de No Divulgación (NDA)

Mantener la confidencialidad es esencial en las relaciones comerciales. Un NDA asegura que ambas partes mantengan la información privada.

Ejemplo: Antes de comenzar las negociaciones, ambas partes firman un NDA para asegurar que cualquier información compartida durante las conversaciones se mantenga confidencial.

Requisitos de Nivel de Servicio (SLR)

Documentar requisitos específicos que un cliente tiene sobre cualquier aspecto del rendimiento del servicio del proveedor. Una vez acordados, se firma el Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA).

Ejemplo: Una empresa establece SLR detallados que incluyen tiempo de respuesta, calidad del servicio y protocolos de resolución de problemas. Una vez acordados, se formalizan en un SLA.

Memorando de Entendimiento (MOU)

Un documento que establece aspectos de la relación. Usualmente se emplea cuando es poco probable un litigio legal, pero se desea documentar la relación para evitar malentendidos futuros.

Ejemplo: Dos empresas que colaboran en un proyecto de investigación acuerdan un MOU que describe los términos de su colaboración, roles y responsabilidades, sin entrar en detalles legales específicos.

Acuerdo de Asociación Comercial (BPA)

Un acuerdo de asociación para llevar a cabo negocios conjuntamente.

Ejemplo: Dos empresas acuerdan un BPA para desarrollar conjuntamente un nuevo producto, especificando cómo se compartirán los costos, beneficios y la propiedad intelectual.

Acuerdo de Seguridad de Interconexión (ISA)

Detalla cómo dos organizaciones interconectarán sus redes de manera segura.

Ejemplo: Dos organizaciones que intercambian datos sensibles firman un ISA para establecer protocolos de seguridad y garantizar la protección de los datos compartidos.

Acuerdo de Servicios Maestros (MSA)

Documentación de servicios esperados para proyectos grandes. Un Declaración de Trabajo (SOW) se utiliza para proyectos adicionales, regidos por los términos del MSA.

Ejemplo: Una empresa de software y su cliente firman un MSA que cubre los términos generales de su relación. Para cada proyecto específico, crean un SOW que detalla los entregables, cronograma y presupuesto, en línea con el MSA.