Prácticas Seguras para el Envío de Correos Electrónicos.
El correo electrónico es una herramienta esencial en el entorno universitario, pero un mal uso puede provocar incidentes de seguridad, como fugas de datos. A continuación, te ofrecemos una serie de recomendaciones para mejorar la seguridad en el envío de tus correos electrónicos.
No Añadir el Destinatario Hasta el Final
Evita añadir la dirección del destinatario en el campo "Para" hasta que no estés completamente seguro de que el correo está listo para ser enviado. Esto reduce el riesgo de envíos accidentales.
Configurar un Tiempo de Espera para los Envíos
Algunos servicios de correo electrónico permiten establecer un período de tiempo antes de que el correo sea enviado definitivamente. Esto puede ser crucial para detener un envío en caso de detectar un error a último momento.
¿Cómo se configura en Outlook?
- En la cinta de opciones, seleccione la pestaña Archivo.
Administrar reglas & alertas.- Iniciar una
nueva regla, haga clic en Aplicar regla a los mensajes que envíe (el ultimo abajo) y luego en Siguiente. - Seleccione "con datos adjuntos" o Si no activa ninguna casilla, la regla que está creando se aplicará a todos los mensajes que envíe.
- A continuacion activar la penúltima casilla
diferir la entrega un número de minutos. - En la ventana de abajo, haga clic en la frase subrayada un número de y escriba el número de minutos que desea que se retenga el mensaje antes de enviarlo. (La entrega puede retrasarse hasta 120 minutos.)
- Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Siguiente.
- Active las casillas de las excepciones que desee aplicar.
- Haga clic en Siguiente.
- Especifique un nombre para esta regla
- Active la casilla Activar esta regla.
- Haga clic en Finalizar.
Verificar los Destinatarios Antes de Enviar
Siempre verifica la lista de destinatarios antes de enviar un correo. Asegúrate de que solo incluyes a las personas adecuadas.
Revisar el Contenido y los Archivos Adjuntos
Antes de enviar un correo, revisa cuidadosamente el contenido y asegúrate de que los archivos adjuntos son los correctos y están destinados a los receptores del correo.
Utilizar Plantillas para Mensajes Estándar
Para mensajes que se envían regularmente, como notificaciones o recordatorios, utiliza plantillas predefinidas. Esto garantiza consistencia y reduce el riesgo de errores.
Evitar el Uso de "Responder a Todos"
Utiliza la opción "Responder a todos" solo cuando sea absolutamente necesario. Esto evita sobrecargar a los demás con correos no relevantes y reduce el riesgo de compartir información con personas no autorizadas.
Implementar la Confirmación de Lectura para Correos Importantes
Para correos de gran importancia, considera usar la confirmación de lectura. Esto te permitirá saber si el destinatario ha abierto el correo.
Limitar el Uso de Dispositivos Móviles para Correos Importantes:
Escribir correos en dispositivos móviles puede aumentar el riesgo de errores. Si es posible, utiliza un ordenador para redactar y enviar correos importantes.
Capacitación Continua
Mantenerse informado a través de la página web ciberseguridad.comillas.edu de la Universidad sobre las mejores prácticas y las amenazas actuales es clave para la seguridad de la información.
Implementar estas prácticas te ayudará a enviar correos electrónicos de manera más segura, protegiendo así la información importante y contribuyendo a una comunicación efectiva y profesional en la universidad.