La política de "limpieza de escritorio"
Una política de limpieza de escritorio es una forma sencilla de mantener la seguridad de su Universidad, pero a menudo se pasa por alto. En este post, veremos los pros y los contras de una política de escritorio limpio y por qué se implementa cada vez más en ciertas empresas y universidades.
¿Qué es una política de limpieza de escritorio y pantalla limpia?
Una política de escritorio limpio implica la eliminación de cualquier información que puede ser sensible de su escritorio todos los días. Esto incluye: Memorias USB, cuadernos, tarjetas de visita y documentos impresos. En un día se pueden acumular muchos documentos, impresiones y notas.
El objetivo real de una política de limpieza de escritorio es asegurarse de que se archivan o se eliminan adecuadamente. Esto debería combinarse con una política de "pantalla limpia": bloquear su sesión cada vez que se aleje del ordenador.
¿Cuál es el objetivo de una política de limpieza de escritorio?
El objetivo de una política de "limpieza de escritorios"es tanto la seguridad como la mejora de la eficiencia en el trabajo. A primera vista, una política de escritorios limpios puede sonar un poco prepotente, pero aparte de formar parte de una buena limpieza general de la oficina y de fomentar entornos de trabajo prácticos, una política de escritorios limpios mantiene la seguridad de la oficina frente a personas ajenas, ¡o incluso frente a alguien interno!
Se podría pensar que esto nunca ocurriría, sin embargo, el periódico The Atlantic sugiere que los managers de departamentos a menudo tienen que comprar un 20% más de material de oficina del necesario.
Pero más preocupante que la desaparición de algún bolígrafo es la seguridad de su empresa frente a la amenaza de agentes maliciosos. En los casos más graves, dejar documentos importantes por ahí podría suponer una infracción de la ley de protección de datos.
Las políticas del RGPD se han redactado de forma flexible, y no sólo se aplican a los datos digitales, sino también a los físicos. Por lo tanto, un documento pirateado en línea tiene la misma importancia que un papel robado en una oficina.
Esto puede dar lugar a multas de hasta el 4% de la facturación anual del establecimiento. ¡Un problema bastante serio dejar el escritorio desordenado!
¿Cómo aplicar una política de limpieza de escritorios?
Lo más útil es tener una simple lista "Clean Desk Checklist" para saber qué se puede y qué no se puede dejar. Si no estás seguro de lo que puede y no se puede dejar, puede causar confusión, lo que puede llevar a una pérdida de tiempo. También es más sencillo si puedes comprobar su lista al final de cada día, para asegurarte de que se sigue la política.
Hay algunos cambios sencillos que puede hacer para aplicar una política de escritorio limpio:
1. Lockable storage
Disponer de cajones con cerradura en los que guardar vuestros archivos y documentos es esencial para la política de limpieza del escritorio. Llevar a cuestas el contenido de tu escritorio no sirve de nada. Necesitas un espacio seguro para guardar sus documentos después de su jornada laboral.
2. Favorecer los documentos electrónicos
La mejor manera de evitar dejar tirados los documentos en papel que contienen información importante es simplemente guardar las notas en el ordenador (OneNote, Word, PDF, etc.). Mantenga la seguridad de la Universidad y ayude a preservar el medio ambiente. Una sugerencia es añadir una nota en el pie de página de tus correos electrónicos para recordar a tus contactos que no los impriman.
3. Impresión segura
Los documentos que contienen información sensible se imprimen preferentemente con un código de impresión seguro, para que el documento no quede desatendido en la impresora.
Imprimir sólo los documentos que son estrictamente necesarios (también son buenos para el consumo de tinta y la planeta).
4. Destrucción de documentos innecesarios
Los empleados tienen a su disposición un sistema de trituración para la destrucción de documentos confidenciales. Ni que decir tiene que cualquier documento confidencial que haya llegado al final de su vida útil debe ser destruido por este medio.
5. Bloquee su sesión
Cuando dejes tu puesto de trabajo, ordenador o smartphone, asegúrate de cerrar la sesión. No dejes que otra persona utilice tu equipo sin tu permiso.
Eres responsable de todo lo que se haga en tu sesión, siempre que no puedas demostrar que no has sido tú !
Todas estas buenas prácticas contribuyen a garantizar que los datos sensibles estén seguros y no sean accesibles a personas no habilitadas. Como decíamos antes, dejar un correo electrónico impreso o cualquier dato sensible en su escritorio puede suponer un incumplimiento del GDPR. Para asegurarse de no hacer fugar ninguna información, mantenga el orden.