Trabajar eficazmente con las herramientas de la Universidad

En la Universidad Pontificia Comillas, contar con un conjunto de herramientas digitales eficientes puede marcar la diferencia en la productividad y facilitar el trabajo colaborativo. En este artículo, exploraremos las mejores prácticas y consejos para utilizar de manera óptima las herramientas proporcionadas por la universidad. Desde el almacenamiento en la nube hasta la colaboración en equipo, pasando por la edición de documentos y la seguridad, aquí encontrarás trucos y consejos que mejorarán tu experiencia.

OneDrive: Almacenamiento y colaboración en la nube

OneDrive es una herramienta de almacenamiento en la nube que te permite acceder y compartir tus archivos desde cualquier dispositivo. Aquí te presentamos algunas prácticas recomendadas y trucos para utilizar OneDrive de manera eficiente:

Organización de archivos: Crea una estructura de carpetas clara y lógica para organizar tus archivos. Utiliza nombres descriptivos para los documentos y considera agregar metadatos relevantes para facilitar la búsqueda y clasificación.

Sincronización selectiva: Si tienes una gran cantidad de archivos almacenados en OneDrive, utiliza la función de sincronización selectiva para elegir qué carpetas sincronizar en cada dispositivo. Esto te permitirá ahorrar espacio en tu disco duro y acceder solo a los archivos necesarios en cada dispositivo.

Colaboración en tiempo real: Aprovecha la capacidad de colaborar en tiempo real en los documentos almacenados en OneDrive. Puedes invitar a otros usuarios a editar un documento simultáneamente y ver los cambios en tiempo real. Esto facilita la colaboración en proyectos y tareas de grupo.

Uso de la aplicación móvil: Instala la aplicación móvil de OneDrive en tu dispositivo para acceder a tus archivos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Puedes visualizar, editar y compartir archivos directamente desde la aplicación.

Teams: Comunicación y colaboración en equipo

Teams es una herramienta de comunicación y colaboración que facilita la comunicación y el trabajo en equipo. Aquí tienes algunas prácticas recomendadas y consejos para utilizar Teams de manera efectiva:

Organización de equipos y canales: Crea equipos y canales específicos para proyectos, departamentos o grupos de trabajo. Organiza las conversaciones y los archivos en canales relevantes para facilitar la colaboración y mantener un flujo de trabajo ordenado.

Programación de reuniones y videollamadas: Utiliza la función de programación de reuniones en Teams para agendar y organizar videollamadas con compañeros de trabajo. Aprovecha las características de videoconferencia, como compartir pantalla y tomar notas en tiempo real, para una comunicación más efectiva.

Integración con otras aplicaciones: Explora las integraciones de Teams con otras herramientas y aplicaciones que utilizas en tu trabajo diario. Puedes integrar servicios como Planner, SharePoint y Power BI para una gestión de tareas más eficiente, compartir archivos y analizar datos directamente desde Teams.

Notificaciones y etiquetas: Configura las notificaciones de Teams según tus preferencias para recibir alertas relevantes y evitar distracciones innecesarias. Utiliza las etiquetas (@) para mencionar a usuarios específicos en una conversación y asegurarte de que reciben una notificación sobre ese mensaje en particular.

Word: Procesamiento de texto eficiente

Microsoft Word es una herramienta ampliamente utilizada para la creación y edición de documentos. Aquí tienes algunas mejores prácticas y consejos para aprovechar al máximo Word:

Estilos y formatos: Utiliza los estilos predefinidos en Word para mantener una apariencia coherente y facilitar la edición y el formato de tus documentos. Utiliza estilos para títulos, subtítulos, párrafos y otros elementos del documento para una organización y estructura claras.

Revisión y colaboración: Aprovecha las funciones de revisión y colaboración en Word para trabajar con colegas en la edición y revisión de documentos. Utiliza las herramientas de comentarios y control de cambios para realizar modificaciones y permitir que otros usuarios realicen sugerencias.

Atajos de teclado: Aprende los atajos de teclado más comunes en Word para agilizar tus tareas y evitar la dependencia del ratón.
Atajos como:

Ctrl+E (Para seleccionar todos),
Ctrl+X (Para cortar),
Ctrl+B (Buscar),
Ctrl+N (Negrita),
Ctrl+S (Subrayar texto),
Ctrl+I (Buscar y Reemplazar),
Ctrl+P (Imprimir),
Ctrl+G (Guardar),
Ctrl+Z (Deshacer el último cambio),
Ctrl+Y (Rehacer el último cambio),
etc...

Te ayudarán a trabajar de manera más eficiente.

Plantillas y elementos gráficos: Utiliza plantillas predefinidas en Word para ahorrar tiempo en la creación de documentos. Agrega elementos gráficos, como imágenes, gráficos y tablas, para mejorar la apariencia y la comprensión del contenido.

Excel: Análisis de datos eficaz

Microsoft Excel es una poderosa herramienta para el análisis de datos y la creación de hojas de cálculo. Aquí tienes algunas mejores prácticas y consejos para utilizar Excel de manera eficiente:

Organización de datos: Organiza tus datos de manera lógica y consistente en filas y columnas. Utiliza encabezados y formatos claros para facilitar la lectura y el análisis de los datos.

Fórmulas y funciones: Aprende a utilizar fórmulas y funciones en Excel para realizar cálculos automatizados y análisis de datos. Utiliza funciones como SUMA, PROMEDIO, BUSCARV y CONCATENAR para realizar operaciones comunes.

Tablas dinámicas: Utiliza tablas dinámicas en Excel para resumir y analizar grandes conjuntos de datos. Puedes agrupar datos, crear gráficos dinámicos y filtrar información de manera interactiva utilizando esta poderosa herramienta.

Gráficos y visualización de datos: Utiliza los diferentes tipos de gráficos en Excel para visualizar y presentar tus datos de manera efectiva. Agrega etiquetas, títulos y leyendas para hacer tus gráficos más comprensibles y profesionales.

PowerPoint: Presentaciones impactantes

Microsoft PowerPoint es una herramienta esencial para crear presentaciones visuales y efectivas. Aquí tienes algunas mejores prácticas y consejos para aprovechar al máximo PowerPoint:

Estructura de diapositivas: Organiza tu presentación en una estructura lógica y clara. Utiliza diapositivas de título, contenido, gráficos y resumen para mantener una secuencia coherente y facilitar la comprensión del público.

Diseño visual: Utiliza plantillas y diseños predefinidos en PowerPoint para asegurarte de que tus presentaciones tengan una apariencia profesional. Personaliza los colores, las fuentes y los estilos para reflejar la identidad de la Universidad Pontificia Comillas.

Uso de imágenes y multimedia: Agrega imágenes, gráficos y multimedia a tus diapositivas para hacerlas más atractivas y comprensibles. Utiliza efectos de transición y animaciones con moderación para mantener el enfoque en el contenido y evitar distracciones innecesarias.

Práctica y ensayo: Practica tu presentación antes de entregarla. Asegúrate de que el tiempo de duración sea adecuado y practica el manejo de las diapositivas y la comunicación efectiva de tus ideas.

OneNote: Organización y toma de notas eficiente

OneNote es una poderosa herramienta de toma de notas y organización que te permite capturar, organizar y compartir información de manera efectiva. Aquí tienes algunas mejores prácticas y consejos para utilizar OneNote de manera eficiente:

Organización de blocs de notas: Crea una estructura de blocs de notas clara y lógica para organizar tus notas. Puedes crear blocs de notas separados para diferentes proyectos, asignaturas o temas. Utiliza secciones y páginas dentro de cada bloc de notas para mantener una organización ordenada.

Etiquetas y etiquetado: Utiliza etiquetas en OneNote para resaltar información importante y facilitar la búsqueda posterior. Puedes crear tus propias etiquetas personalizadas o utilizar las etiquetas predefinidas. Asigna etiquetas a texto, imágenes o cualquier otro elemento de tu nota para categorizar y encontrar rápidamente la información relevante.

Compartir y colaborar: Aprovecha la capacidad de compartir tus notas en OneNote para colaborar con compañeros de equipo o compañeros de clase. Puedes invitar a otros usuarios a ver y editar tus notas, lo que facilita la colaboración en proyectos y tareas compartidas.

Captura de contenido multimedia: Utiliza la función de captura de contenido multimedia en OneNote para agregar imágenes, grabaciones de audio y videos a tus notas. Esto te permite enriquecer tus notas y capturar información de manera más completa.

Uso de plantillas: OneNote ofrece una variedad de plantillas predefinidas para diferentes tipos de notas, como reuniones, listas de tareas, planificadores y más. Utiliza estas plantillas para ahorrar tiempo y comenzar rápidamente con el tipo de nota que necesitas.

Uso de atajos de teclado: Aprende los atajos de teclado en OneNote para agilizar tu flujo de trabajo. Atajos como Ctrl+B (negrita), Ctrl+I (cursiva) y Ctrl+K (hipervínculo) te permiten dar formato a tus notas rápidamente sin tener que usar los menús.

Búsqueda y organización: Utiliza la función de búsqueda en OneNote para encontrar rápidamente notas específicas o información dentro de tus notas. Además, puedes utilizar las etiquetas y las secciones para organizar y estructurar tus notas de manera más efectiva.

Sophos: Seguridad y protección de datos

Sophos es una herramienta de seguridad utilizada en la Universidad Pontificia Comillas para proteger los sistemas y datos sensibles. Aquí tienes algunas mejores prácticas para utilizar Sophos de manera efectiva:

Mantenimiento actualizado: Asegúrate de mantener Sophos y sus componentes actualizados. Esto incluye las actualizaciones de seguridad, las definiciones de virus y las correcciones de errores.

Análisis periódicos: Configura análisis periódicos de tu sistema utilizando Sophos para detectar posibles amenazas y malware. Establece una programación que se ajuste a tus necesidades y preferencias.

Educación en seguridad: Mantente informado sobre las últimas amenazas de seguridad y las mejores prácticas de seguridad cibernética. Participa en las iniciativas de educación en seguridad ofrecidas por la Universidad para comprender y evitar posibles riesgos.

Reporte de incidentes: Si detectas cualquier actividad sospechosa o crees que tu sistema ha sido comprometido, notifícalo de inmediato al equipo de soporte técnico de la Universidad. La pronta acción puede ayudar a mitigar cualquier posible impacto en la seguridad de los datos.

Adobe Acrobat: Edición y gestión de archivos PDF

Adobe Acrobat es una herramienta ampliamente utilizada para la edición y gestión de archivos PDF. Aquí tienes algunas mejores prácticas y consejos para aprovechar al máximo las funciones de edición de Adobe Acrobat:

Edición de texto: Utiliza las herramientas de edición de texto de Adobe Acrobat para corregir errores o realizar cambios en los documentos PDF. Puedes agregar, eliminar o modificar texto según sea necesario.

Combinación de archivos: Utiliza la función de combinación de archivos en Adobe Acrobat para unir varios documentos PDF en uno solo. Esto es útil cuando necesitas consolidar información de diferentes fuentes o enviar un archivo completo a otros usuarios.

Protección y seguridad: Utiliza las opciones de seguridad de Adobe Acrobat para proteger tus archivos PDF. Puedes establecer contraseñas, permisos de acceso, firmar y cifrar los documentos para garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a ellos.

Comentarios y revisión: Utiliza las herramientas de comentarios y revisión de Adobe Acrobat para colaborar con otros usuarios en la revisión de documentos PDF. Puedes realizar comentarios, agregar notas y realizar anotaciones para facilitar el proceso de revisión y obtener retroalimentación de manera efectiva.

Escritorio Remoto y Solución VPN GlobalProtect

El uso de la solución de Escritorio Remoto y VPN GlobalProtect proporciona a los usuarios de la Universidad Pontificia Comillas acceso remoto seguro a recursos y servicios internos. Aquí tienes algunas mejores prácticas para aprovechar al máximo estas herramientas:

Seguridad de la conexión: Asegúrate de utilizar una conexión segura al acceder a través de Escritorio Remoto o VPN GlobalProtect. Utiliza una red privada virtual (VPN) para cifrar los datos y proteger la comunicación entre tu dispositivo y la red de la Universidad.

Autenticación multifactor: La autenticación multifactor (MFA) debe estar siempre activada en su cuenta universitaria para añadir una capa adicional de seguridad, ya que protege contra la mayoría de los ataques o robos de identidad. Se requerirá un segundo factor de autenticación, como un código proporcionado por la aplicación Microsoft Authenticator, para acceder a los recursos de la institución.

Uso eficiente de los recursos: Al utilizar el Escritorio Remoto, asegúrate de cerrar sesión y desconectarte cuando hayas terminado para liberar los recursos del sistema. Esto garantiza un uso eficiente y evita que otros usuarios encuentren dificultades para acceder a los recursos compartidos.

Mantenimiento y actualización: Mantén tu software de Escritorio Remoto y VPN GlobalProtect actualizado con las últimas versiones y parches de seguridad. Esto ayuda a garantizar que estés utilizando las últimas características y correcciones de errores para una experiencia óptima.

Herramientas de teletrabajo

Durante el teletrabajo, es importante aprovechar al máximo los recursos y herramientas informáticas que la Universidad Pontificia Comillas pone a nuestra disposición. Aquí tienes algunos consejos útiles para utilizar estas herramientas de manera eficiente y garantizar una experiencia productiva:

VPN y Escritorio Remoto: Si necesitas acceder a recursos o aplicaciones internas de la Universidad desde fuera de la red, utiliza la solución VPN y el Escritorio Remoto. Estas herramientas te permiten establecer una conexión segura con la red interna y acceder a tus aplicaciones y archivos como si estuvieras físicamente en la Universidad. Recuerda asegurarte de tener una conexión a Internet estable y segura para garantizar un acceso fluido.

Seguridad: Consulta regularmente la página web Ciberseguridad de la Universidad para estar al tanto de las últimas actualizaciones, novedades y consejos relacionados con el uso de las herramientas y servicios informáticos. Aquí encontrarás guías y manuales detallados sobre cómo utilizar cada herramienta y resolver posibles problemas técnicos.

Red inalámbrica: Si estás trabajando desde casa, asegúrate de contar con una buena conexión a Internet y optimiza el rendimiento de tu red inalámbrica. Ubica el router en un lugar central y evita interferencias de otros dispositivos electrónicos. Además, utiliza una contraseña segura para proteger tu red y evita el acceso no autorizado.

Docencia virtual: Si estás participando en clases o cursos en línea, familiarízate con la plataforma de docencia virtual utilizada por la Universidad. Asegúrate de tener instalado el software necesario, como Zoom o Microsoft Teams, y sigue las indicaciones de los profesores para participar de manera efectiva en las sesiones virtuales. Mantén tu micrófono y cámara en silencio cuando no estés hablando para evitar ruidos innecesarios.

Recursos y manuales: Explora la sección de recursos, guías y manuales en la página web de la Universidad. Aquí encontrarás información detallada sobre cómo utilizar diferentes herramientas, así como consejos y trucos para resolver problemas comunes. Mantén esta página a mano para consultas rápidas y resolución de dudas. Ver Aquí

Recuerda que estos consejos y trucos te ayudarán a aprovechar al máximo las herramientas proporcionadas por la Universidad Pontificia Comillas. Explora más sobre estas herramientas en la página de recursos, guías y manuales disponibles en el sitio web de la Universidad para obtener información detallada y actualizada sobre su uso y características.

Aprovecha al máximo las herramientas tecnológicas que la Universidad ofrece y lleva tu productividad al siguiente nivel.