Gestión de Documentos Sensibles
Protege Tu Información con Office 365
La gestión de documentos sensibles es una parte esencial de la seguridad de la información en el entorno empresarial moderno. Con el auge de las plataformas de colaboración como Microsoft Teams y OneDrive, así como el uso generalizado de correos electrónicos a través de Outlook en Office 365, es crucial comprender cómo proteger adecuadamente los documentos y los datos confidenciales. En este artículo, exploraremos las mejores prácticas para garantizar la seguridad de tus documentos sensibles utilizando las herramientas de Microsoft Office 365.
1. Administración de Permisos en Microsoft Teams y OneDrive:
Configuración de Acceso: Al utilizar Teams y OneDrive, asegúrate de configurar cuidadosamente quién tiene acceso a tus documentos. Establece permisos solo para los usuarios y grupos necesarios y revísalo periódicamente.
Control de Versiones: Habilita el control de versiones para rastrear y gestionar las ediciones de documentos. Esto ayuda a evitar la pérdida de datos y garantiza la integridad de la información.
Clasificación de Documentos: Utiliza las etiquetas de clasificación para marcar documentos sensibles. Esto permite una gestión más eficaz y garantiza que los documentos importantes estén debidamente protegidos. La clasificación de datos en Office protege automáticamente tus documentos con cifrado cuando los clasificas como "Confidenciales" o "Restringidos" mediante la herramienta de clasificación desplegada por el STIC.
2. Protección de Documentos:
Autenticación de Dos Factores (2FA): Habilita la autenticación de dos factores para agregar una capa adicional de seguridad al acceso a documentos. Esto evita el acceso no autorizado incluso si las credenciales se ven comprometidas.
Para proteger documentos sensibles y confidenciales almacenados en OneDrive de la Universidad, te propongamos algunos pasos clave para proteger tus documentos:
Compartir con Cuidado: Si necesitas compartir documentos con otros usuarios, utiliza las opciones de uso compartido de OneDrive de manera consciente. Puedes establecer permisos específicos para cada usuario y limitar el acceso según sea necesario.
Carpeta de Documentos Confidenciales: Crea una carpeta especial en tu cuenta de OneDrive para almacenar documentos altamente confidenciales. Esta carpeta puede tener configuraciones de seguridad adicionales y ser de acceso restringido.
Cifrado de Datos: OneDrive utiliza el cifrado en reposo y en tránsito para proteger tus archivos. Esto significa que los datos se almacenan de forma segura en los servidores de Microsoft y se transmiten de manera segura a través de Internet. Asegúrate de que la conexión sea segura (https) al acceder a tu cuenta.
Control de Versiones: OneDrive permite mantener un historial de versiones de tus documentos. Utiliza esta función para que puedas recuperar versiones anteriores en caso de cambios no deseados o pérdida de datos.
Bloqueo de Documentos: Algunos documentos pueden requerir un bloqueo para evitar ediciones no autorizadas. Utiliza las opciones de protección de documentos de OneDrive para bloquear documentos específicos cuando sea necesario.
3. Mandar email confidencial con Outlook:
El envío de correos electrónicos cifrados con Outlook en Office 365 es un proceso sencillo y seguro que garantiza la privacidad de la información. Cuando envías un correo electrónico cifrado desde Outlook en Office 365, el destinatario recibe un mensaje con un enlace que le permite acceder al contenido cifrado. Aquí hay una explicación de cómo funciona:
Si el STIC de la Universidad has desplegado el módulo de confidencialidad en tu puesto de trabajo, los correos electrónicos se cifrarán automáticamente tanto interna como externamente cuando selecciones la clasificación "Confidencial" o "Restringido".
Composición del Correo Electrónico: Cuando estás redactando un correo electrónico en Outlook en Office 365 y deseas enviarlo de manera cifrada, debes seleccionar la opción de cifrado. Esto se hace a través de las opciones de seguridad proporcionadas por Office 365.
Cifrado del Mensaje: Una vez que has configurado el correo electrónico para que sea cifrado (Archivo => Cifrar => Solo Cifrar), Office 365 se encarga de cifrar el contenido del mensaje y sus archivos adjuntos. Utiliza tecnologías de cifrado avanzadas para garantizar que solo el destinatario previsto pueda descifrar y leer el mensaje.
Envío del Correo Electrónico: Después de que has redactado y cifrado el correo electrónico, lo envías como lo harías con cualquier otro mensaje. El destinatario recibe un correo electrónico que contiene el mensaje cifrado y un enlace para acceder al contenido.
Acceso al Contenido Cifrado: Cuando el destinatario abre el correo electrónico, verá un mensaje que indica que el contenido está cifrado. Para acceder al mensaje y los archivos adjuntos, el destinatario debe hacer clic en el enlace proporcionado en el correo electrónico.
Verificación de la Identidad: Para garantizar la seguridad, el destinatario deberá verificar su identidad. Esto puede hacerse mediante una cuenta de Microsoft, una dirección de correo electrónico verificada o un código de acceso temporal que le envíes si habilitas esta opción.
Descifrado y Lectura del Mensaje: Una vez que el destinatario ha verificado su identidad, Office 365 descifra el mensaje y le permite leer su contenido. El destinatario también puede responder al mensaje de manera cifrada si así lo deseas.
El envío de correos electrónicos cifrados con Outlook en Office 365 es un proceso seguro que garantiza que solo las personas autorizadas puedan acceder a la información. El destinatario debe verificar su identidad para acceder al contenido cifrado y, una vez hecho esto, puede leer el mensaje de manera segura. Esto es especialmente útil cuando se trata de comunicaciones sensibles o confidenciales.